L'accordo di smart working è un documento scritto e individuale, obbligatorio per legge (L. 81/2017, art. 19), che stabilisce come la persona lavora fuori dai locali aziendali: strumenti, tempi di riposo, disconnessione, controlli, durata e recesso. Dopo la firma va comunicato al Ministero del Lavoro entro 5 giorni dall'avvio e conservato per 5 anni.
- Serve un accordo scritto per ogni lavoratore: non basta un regolamento aziendale o una mail.
- La legge fissa i contenuti minimi: esecuzione fuori sede, strumenti, riposi, disconnessione, controlli, condotte sanzionabili, durata e recesso.
- Recesso dall'accordo a tempo indeterminato: preavviso di almeno 30 giorni, 90 per i lavoratori disabili (L. 68/1999) se recede il datore.
- Dopo la firma: comunicazione entro 5 giorni e informativa sulla sicurezza almeno annuale, oggi sanzionata penalmente.
Cosa dice la legge
Il lavoro agile nel settore privato è regolato dagli articoli 18-23 della legge 22 maggio 2017, n. 81. L'articolo 19 stabilisce che l'accordo «è stipulato per iscritto ai fini della regolarità amministrativa e della prova» e che deve disciplinare la prestazione svolta all'esterno dei locali aziendali, anche per quanto riguarda il potere direttivo del datore di lavoro e gli strumenti usati dal lavoratore.
Nello stesso articolo la legge chiede all'accordo di individuare i tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative per la disconnessione. L'articolo 21 aggiunge due contenuti: come si esercita il potere di controllo sulla prestazione resa fuori sede, nel rispetto dell'art. 4 dello Statuto dei lavoratori, e quali condotte legate al lavoro fuori sede possono portare a sanzioni disciplinari.
| Cosa deve esserci | Norma | In pratica |
|---|---|---|
| Forma scritta | L. 81/2017, art. 19 c. 1 | Un documento firmato da azienda e lavoratore |
| Prestazione fuori dai locali e potere direttivo | art. 19 c. 1 | Giorni, fasce, luoghi, chi assegna il lavoro |
| Strumenti di lavoro | art. 19 c. 1 | PC, telefono, programmi, chi li fornisce |
| Tempi di riposo e disconnessione | art. 19 c. 1 | Orari in cui non si è tenuti a rispondere |
| Potere di controllo | art. 21 c. 1 | Come si registrano presenze e risultati |
| Condotte sanzionabili | art. 21 c. 2 | Comportamenti fuori sede che hanno rilievo disciplinare |
| Durata e recesso | art. 19 c. 2 | Tempo determinato o indeterminato, preavviso |
Le clausole una per una
Per ogni clausola trovi la scelta da fare e un consiglio pensato per una piccola impresa o uno studio. Non esiste una formula giusta per tutti: conta che sia chiara e applicabile davvero.
Durata
L'accordo può essere a tempo determinato o indeterminato. Per chi parte con una prova, un accordo a termine (per esempio sei mesi) permette di fare il punto senza dover recedere. Per i contratti a termine conviene allineare la scadenza dell'accordo a quella del contratto.
Giorni, orari e reperibilità
La legge parla di lavoro «senza precisi vincoli di orario o di luogo», entro i limiti di durata massima dell'orario. In concreto molte PMI indicano i giorni da remoto (fissi o da concordare ogni settimana) e una fascia in cui la persona è contattabile. Più è semplice, meno discussioni nasceranno.
Luoghi
Si può indicare la casa del lavoratore, oppure lasciare libertà con alcuni limiti: luoghi che permettano di lavorare in sicurezza, con una connessione adeguata e nel rispetto della riservatezza dei dati. La scelta del luogo conta anche per la copertura assicurativa nel tragitto, che la legge lega a criteri di ragionevolezza (art. 23).
Strumenti forniti
Scrivi chi fornisce PC, telefono e connessione, chi ne cura manutenzione e aggiornamenti, e cosa succede in caso di guasto o furto. Se il lavoratore usa un PC personale, servono regole minime di sicurezza: aggiornamenti, antivirus, separazione dei dati di lavoro.
Disconnessione e tempi di riposo
Indica una fascia di disconnessione (per esempio dalle 19 alle 8 e nei giorni festivi) e come si gestiscono le urgenze: chi può chiamare, per cosa, con quale canale. Una clausola generica come «nel rispetto dei tempi di riposo» non aiuta nessuno.
Controlli e presenze
L'accordo disciplina il potere di controllo nel rispetto dell'art. 4 dello Statuto. Gli strumenti di registrazione di accessi e presenze non richiedono accordo sindacale (art. 4 c. 2), ma serve un'informazione adeguata al lavoratore su come funzionano. Scrivi quale sistema usi per le presenze e cosa registra. Se vuoi un esempio senza localizzazione, vedi la nostra pagina sulla rilevazione presenze in smart working.
Sicurezza e informativa
Richiama l'obbligo di consegnare, almeno una volta l'anno, l'informativa scritta sui rischi al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, e il dovere del lavoratore di cooperare alle misure di prevenzione. Dal 7 aprile 2026 la mancata consegna è un reato per il datore: trovi i dettagli nella guida all'informativa sicurezza nello smart working.
Riservatezza e dati
Poche righe su documenti cartacei a casa, stampa, schermo visibile a familiari, uso di reti Wi-Fi pubbliche. Rimandano di solito al regolamento interno sull'uso degli strumenti informatici, se esiste.
Recesso e preavviso
Per l'accordo a tempo indeterminato il recesso richiede un preavviso di almeno 30 giorni. Se il lavoratore è disabile ai sensi della legge 68/1999, il preavviso a carico del datore sale ad almeno 90 giorni. In presenza di un giustificato motivo si può recedere senza preavviso (indeterminato) o prima della scadenza (determinato). Conviene scrivere nell'accordo alcuni esempi di giustificato motivo che contano per la tua azienda.
Schema commentato
Questo schema è una traccia di lavoro, non un modulo da firmare così com'è: va adattato alla mansione, al contratto collettivo applicato e alle regole aziendali, e fatto verificare da chi segue le tue paghe.
- Parti e premesse. Azienda, lavoratore, mansione, contratto collettivo applicato, eventuale regolamento aziendale richiamato. Nota: se esiste un regolamento, l'accordo può rinviare a esso per le regole comuni.
- Oggetto. La prestazione si svolge in parte nei locali aziendali e in parte all'esterno, in modalità agile. Nota: è la definizione dell'art. 18 c. 1.
- Durata. Dal … al … oppure a tempo indeterminato. Nota: per un primo periodo di prova il termine è più semplice da gestire.
- Giorni e fasce. Numero di giorni da remoto, come si concordano, fascia di contattabilità. Nota: evita fasce troppo ampie, rischiano di diventare un orario di fatto.
- Luoghi. Domicilio oppure luoghi scelti dal lavoratore con requisiti minimi. Nota: chiedi di comunicare i luoghi abituali, utili anche per la sicurezza.
- Strumenti. Elenco degli strumenti forniti, regole d'uso, assistenza, guasti. Nota: allega o richiama le regole per i dispositivi.
- Disconnessione e riposi. Fascia di disconnessione, eccezioni urgenti, canale da usare. Nota: è un contenuto obbligatorio, non facoltativo.
- Controlli. Sistema di registrazione presenze, cosa registra e cosa no, come si verificano i risultati. Nota: coerente con l'informativa privacy ai dipendenti.
- Condotte disciplinari. Comportamenti fuori sede con rilievo disciplinare (per esempio uso improprio degli strumenti, violazione della riservatezza). Nota: richiesto dall'art. 21 c. 2.
- Sicurezza. Consegna dell'informativa annuale, dovere di cooperazione, segnalazione di infortuni. Nota: allega la ricevuta di consegna dell'informativa.
- Recesso. Preavviso di 30 giorni (90 per lavoratori disabili, se recede il datore), giustificato motivo. Nota: riporta il testo vigente al momento della firma.
- Firme e data. Nota: la data di firma serve per la comunicazione al Ministero e per la conservazione quinquennale.
Errori frequenti
- Lo stesso testo per tutti, senza adattamenti. Uno schema comune va benissimo, ma l'accordo resta individuale: una segretaria e un tecnico commerciale non hanno gli stessi strumenti né le stesse esigenze di reperibilità.
- Nessuna regola sulle presenze. Se l'accordo non dice come si registra l'inizio e la fine del lavoro, i problemi emergono al primo dubbio su orari o straordinari.
- Disconnessione scritta solo di principio. Senza orari e senza eccezioni definite, la clausola non protegge né il lavoratore né l'azienda.
- Dimenticare informativa e comunicazione. Firmare l'accordo è solo il primo dei tre passi.
Dopo la firma: i tre passi successivi
- Comunicazione al Ministero entro 5 giorni. Nominativo, date di inizio e fine del periodo agile, sul portale Servizi Lavoro con SPID o CIE. La sanzione per l'omissione va da 100 a 500 € per ogni lavoratore. Passo per passo nella guida alla comunicazione dello smart working.
- Informativa sulla sicurezza. Scritta, consegnata al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, almeno una volta l'anno.
- Conservazione. L'accordo non si invia al Ministero, ma va conservato per 5 anni dalla sottoscrizione.
Se stai ancora decidendo come partire, il nostro piano in 30 giorni per introdurre lo smart working in una PMI mette in fila tutti i passaggi. L'elenco completo degli obblighi è nella pagina adempimenti dello smart working.
Domande frequenti
L'accordo di smart working è obbligatorio?
Sì. Nel settore privato serve un accordo individuale scritto tra azienda e lavoratore, ai fini della regolarità amministrativa e della prova (L. 81/2017, art. 19).
Si può fare un accordo uguale per tutti?
Si può partire da uno schema comune o da un regolamento aziendale, ma l'accordo resta individuale e va adattato a mansione, strumenti e reperibilità di ciascuno.
Come si recede dall'accordo?
Per l'accordo a tempo indeterminato serve un preavviso di almeno 30 giorni; se il lavoratore è disabile ai sensi della L. 68/1999 il preavviso a carico del datore è di almeno 90 giorni. Con un giustificato motivo si può recedere senza preavviso o prima della scadenza.
Nell'accordo bisogna parlare di controlli?
Sì. L'accordo disciplina il potere di controllo sulla prestazione resa fuori dai locali aziendali, nel rispetto dell'art. 4 dello Statuto dei lavoratori, e individua le condotte che possono dare luogo a sanzioni disciplinari (L. 81/2017, art. 21).
L'accordo va inviato al Ministero?
No. Al Ministero si comunicano i dati entro 5 giorni dall'avvio; l'accordo firmato resta all'azienda, che lo conserva per 5 anni dalla sottoscrizione.
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Prenota il check-upFonti: L. 22 maggio 2017 n. 81, artt. 18-23 (Normattiva) · L. 20 maggio 1970 n. 300, art. 4 (Normattiva) · Ministero del Lavoro, lavoro agile · L. 11 marzo 2026 n. 34 (Normattiva)