In smart working le presenze si registrano con una timbratura dal PC o dal telefono: inizio, pause e fine. Con smart-working.me nessuna posizione viene letta o salvata. Il titolare sa chi è al lavoro, non dove si trova, e a fine mese ore e assenze sono pronte per chi elabora le paghe.
- Timbratura di inizio, pause e fine da telefono o PC, con ferie e permessi nella stessa app.
- Nessuna localizzazione: né GPS, né indirizzo, né rete.
- Per gli strumenti di registrazione delle presenze non serve l'accordo sindacale (Statuto dei lavoratori, art. 4 c. 2), ma serve informare i dipendenti.
- Inclusa nei pacchetti Coordinare e Tutto in regola; si può provare per 30 giorni su un reparto.
Come funziona
- Il dipendente timbra. Apre l'app ilmiolavoro dal telefono o dal PC e segna inizio, pause e fine. Un tocco, nessun modulo da compilare.
- Nessuna posizione. L'app non legge e non salva il luogo: né GPS, né indirizzo, né rete.
- Ferie e permessi. Si chiedono e si approvano nella stessa app; il calendario mostra chi è in sede, chi è a casa e chi è in ferie.
- Fine mese. Ore e assenze sono pronte per chi elabora le buste paga, in Excel o CSV.
Cosa vede il datore e cosa vede il dipendente
| Il titolare vede | Il titolare non vede, mai |
|---|---|
| Chi ha iniziato e chi ha finito di lavorare, con l'orario dichiarato | Dove si trova il dipendente: nessun GPS, nemmeno al momento della timbratura |
| Ore, pause, ferie e permessi del mese | Schermate del PC, tasti premuti, siti visitati |
| Chi lavora in sede e chi da casa, giorno per giorno | Webcam o microfono fuori dalle riunioni |
| Pratiche chiuse e tempi di risposta: il lavoro, non le persone | Punteggi di «produttività» sulla persona |
Il dipendente vede le proprie timbrature, il riepilogo delle ore e lo stato delle richieste di ferie e permessi. Sa esattamente cosa viene registrato, ed è questo che rende il sistema accettabile per tutti.
Le regole da rispettare
Tre norme, lette insieme, dicono cosa serve per registrare le presenze di chi lavora da remoto:
| Norma | Cosa dice | Cosa fare |
|---|---|---|
| Statuto dei lavoratori, art. 4 c. 2 | Le regole sui controlli a distanza (accordo sindacale o autorizzazione) non si applicano agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze | Per un sistema che registra solo presenze non serve l'accordo sindacale |
| Statuto dei lavoratori, art. 4 c. 3 | Le informazioni sono utilizzabili solo se il lavoratore è adeguatamente informato su strumenti e controlli, nel rispetto della normativa privacy | Consegnare un'informativa chiara ai dipendenti |
| L. 81/2017, art. 21 | L'accordo individuale disciplina il potere di controllo sulla prestazione resa fuori sede | Descrivere il sistema di presenze nell'accordo |
Con il servizio ti diamo l'informativa da consegnare ai dipendenti, da far rivedere al tuo consulente del lavoro. Se non ne hai uno, possiamo seguirti noi. Come impostare la clausola sui controlli lo spieghiamo nella guida all'accordo di smart working.
Perché senza GPS
Sulla posizione al momento della timbratura in smart working le decisioni non sono univoche: il Garante privacy aveva sanzionato un ente (provv. 135/2025), ma il Tribunale di Cosenza ha annullato la sanzione con la sentenza 972/2026. Lo raccontiamo nel dettaglio nella pagina sulla geolocalizzazione in smart working e la sentenza di Cosenza.
Noi abbiamo scelto di non rilevarla mai. Non perché sia vietata, ma perché per sapere che una persona sta lavorando non serve sapere dove si trova. Meno dati raccolti vuol dire un'informativa più semplice, meno valutazioni da fare e un clima di fiducia: misuriamo il lavoro, non le persone.
Export per le paghe e modifiche tracciate
A fine mese il riepilogo di ore, pause, ferie e permessi si scarica in Excel o CSV e si passa a chi elabora le buste paga. Se una timbratura va corretta, la correzione non sovrascrive il dato originale: crea una nuova versione con autore, data e motivazione. In caso di contestazione si ricostruisce chi ha cambiato cosa e quando.
Il gestionale che usiamo è ilmiolavoro, del gruppo Helpwebnet: per esigenze più complesse (turni, rapportini, commesse) ci sono moduli avanzati su preventivo.
Giorni in sede e giorni da casa
Lo stesso sistema registra le giornate in ufficio e quelle da remoto. Il calendario mostra chi è in sede, chi è a casa e chi è in ferie, così si organizzano turni e riunioni senza fogli Excel né messaggi sparsi. Le fasce di disconnessione si fissano nell'accordo individuale: il sistema registra solo i turni e le pause che il dipendente segna.
Prova di 30 giorni su un reparto
La rilevazione presenze è inclusa nei pacchetti Coordinare e Tutto in regola (i dettagli sono nella pagina prezzi) ed è compresa nella prova gratuita di 30 giorni: fino a 5 persone, con tutto il pacchetto Coordinare. Il numero di telefono dell'azienda non si tocca: durante la prova usiamo un numero temporaneo.
Domande frequenti
Posso controllare quando i dipendenti in smart working iniziano e finiscono?
Sì, con uno strumento di registrazione delle presenze, informando i lavoratori e disciplinando i controlli nell'accordo individuale (Statuto dei lavoratori art. 4, L. 81/2017 art. 21).
Serve l'accordo sindacale?
Per i soli strumenti di registrazione di accessi e presenze l'art. 4 c. 2 dello Statuto dei lavoratori non lo richiede. Se lo strumento raccoglie altre informazioni, come la posizione o l'attività sul PC, il discorso cambia.
I dati si possono passare a chi fa le buste paga?
Sì. A fine mese ore, pause, ferie e permessi si esportano in Excel o CSV.
Funziona anche per chi lavora in sede?
Sì. Lo stesso sistema registra giorni in sede e da casa, e il calendario mostra chi è dove.
Il sistema registra la posizione al momento della timbratura?
No. Nessuna posizione viene letta o salvata, né GPS, né indirizzo, né rete, nemmeno al momento della timbratura.
Attiva la prova di 30 giorni su un reparto
Fino a 5 persone, presenze comprese, senza toccare il numero dell'azienda.
Chiedi la provaFonti: L. 300/1970, art. 4 (Normattiva) · L. 81/2017, art. 21 (Normattiva) · Agenda Digitale, sistemi di rilevazione delle presenze e compliance