Per far lavorare un dipendente in smart working nel settore privato servono tre adempimenti: un accordo individuale scritto prima dell'avvio, la comunicazione al Ministero del Lavoro entro 5 giorni e un'informativa scritta sulla sicurezza consegnata almeno una volta l'anno al lavoratore e al rappresentante per la sicurezza. Questa pagina li mette in ordine di tempo, con norme e sanzioni.
- Prima dell'avvio: accordo individuale scritto (L. 81/2017, art. 19) e informativa sicurezza.
- Entro 5 giorni: comunicazione sul portale Servizi Lavoro; sanzione da 100 a 500 € per lavoratore.
- Ogni anno: nuova informativa sicurezza; dal 7 aprile 2026 se manca il datore rischia arresto o ammenda.
- Per 5 anni: conservazione dell'accordo firmato.
Lo scadenzario
| Quando | Cosa fare | Norma |
|---|---|---|
| Prima dell'avvio | Firmare l'accordo individuale scritto | L. 81/2017, artt. 19 e 21 |
| Prima dell'avvio | Consegnare l'informativa sulla sicurezza al lavoratore e all'RLS | L. 81/2017, art. 22; D.Lgs. 81/2008, art. 3 c. 7-bis |
| Prima dell'avvio | Informare i dipendenti sugli strumenti di controllo e di registrazione delle presenze | L. 300/1970, art. 4 c. 3 |
| Entro 5 giorni dall'avvio | Comunicazione al Ministero del Lavoro | L. 81/2017, art. 23 |
| Entro 5 giorni da proroga o cessazione | Comunicazione di modifica o di cessazione | L. 81/2017, art. 23 |
| Almeno una volta l'anno | Nuova informativa sulla sicurezza | D.Lgs. 81/2008, art. 3 c. 7-bis |
| Per 5 anni dalla firma | Conservare l'accordo individuale | Indicazioni del Ministero del Lavoro |
Le guide, una per adempimento
- Accordo di smart working. Cosa deve contenere per legge, le clausole una per una con le scelte da fare in una PMI, uno schema commentato e gli errori più frequenti.
- Comunicazione al Ministero del Lavoro. Chi la fa, i dati da preparare, i passi sul portale, i casi di proroga, recesso e nuovi assunti, termini e sanzioni.
- Informativa sulla sicurezza. Cosa ha cambiato la legge 34/2026, chi rischia cosa, una struttura in otto sezioni e come dimostrare la consegna.
Cosa si rischia
| Mancanza | Sanzione | Chi la paga |
|---|---|---|
| Comunicazione al Ministero omessa o tardiva | Sanzione amministrativa da 100 a 500 € per ogni lavoratore interessato (D.Lgs. 276/2003, art. 19 c. 3) | Datore di lavoro |
| Informativa sulla sicurezza non consegnata (dal 7 aprile 2026) | Arresto da 2 a 4 mesi o ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 € (D.Lgs. 81/2008, art. 55 c. 5 lett. c) | Datore di lavoro |
| Accordo scritto mancante | Manca la prova della modalità agile e la base per la comunicazione: gli altri adempimenti diventano impossibili da dimostrare | Datore di lavoro |
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Temi collegati
L'accordo deve dire come si esercita il controllo sulla prestazione resa fuori sede. Come registrare le presenze senza localizzazione è spiegato nella pagina rilevazione presenze in smart working; cosa ha deciso il Tribunale di Cosenza sulla timbratura geolocalizzata lo trovi nella pagina sulla geolocalizzazione in smart working. Se devi ancora partire, il piano in 30 giorni per le PMI mette in fila strumenti e documenti.
Domande frequenti
Quali sono gli adempimenti obbligatori per lo smart working?
Nel settore privato sono tre: accordo individuale scritto, comunicazione al Ministero del Lavoro entro 5 giorni dall'avvio e informativa scritta sulla sicurezza consegnata almeno una volta l'anno al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza.
Cosa cambia nel 2026?
Dal 7 aprile 2026 la legge 11 marzo 2026 n. 34 ha inserito l'informativa annuale nel Testo unico sulla sicurezza: se manca, il datore di lavoro rischia l'arresto da 2 a 4 mesi o l'ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 €.
Quanto tempo ho per la comunicazione al Ministero?
5 giorni dall'inizio del periodo agile, e lo stesso termine vale per proroghe e cessazioni. Se manca, la sanzione va da 100 a 500 € per ogni lavoratore.
Per quanto tempo va conservato l'accordo?
Per 5 anni dalla sottoscrizione. L'accordo non si invia al Ministero: si comunicano solo i dati.
Mettiamo in ordine le carte
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Prenota il check-upFonti: L. 81/2017, artt. 18-23 (Normattiva) · L. 11 marzo 2026 n. 34 (Normattiva) · D.Lgs. 81/2008 (Normattiva) · D.Lgs. 276/2003, art. 19 (Normattiva) · Ministero del Lavoro, lavoro agile