Il datore di lavoro privato deve comunicare al Ministero del Lavoro il nominativo del lavoratore e le date di inizio e fine del periodo di smart working entro 5 giorni dall'avvio, e con lo stesso termine ogni modifica della durata o la cessazione. La comunicazione si fa online sul portale Servizi Lavoro con SPID o CIE; se manca, la sanzione va da 100 a 500 € per ogni lavoratore interessato.
- Termine: 5 giorni dall'avvio del periodo agile, dalla modifica della durata o dalla cessazione (L. 81/2017 art. 23, come modificato dalla L. 203/2024).
- Dove: applicativo del portale servizi.lavoro.gov.it, accesso con SPID o CIE; per molti lavoratori c'è l'invio massivo.
- L'accordo firmato non si allega: si conserva per 5 anni.
- Sanzione: da 100 a 500 € per ogni lavoratore (D.Lgs. 276/2003, art. 19 c. 3).
Chi deve farla
L'obbligo è del datore di lavoro (art. 23 c. 1 della L. 81/2017). Per i datori privati il termine è di 5 giorni; per le pubbliche amministrazioni e le agenzie di somministrazione il Ministero indica invece il giorno 20 del mese successivo. Il termine di 5 giorni è stato fissato dalla legge 13 dicembre 2024, n. 203 (art. 14), in vigore dal 12 gennaio 2025.
In pratica la comunicazione può farla il titolare con le proprie credenziali SPID o CIE, oppure un soggetto abilitato che segue gli adempimenti dell'azienda. Se non hai un consulente del lavoro, possiamo seguirti noi.
Cosa ti serve prima di iniziare
Il modello di comunicazione è stato definito dal decreto ministeriale n. 149 del 22 agosto 2022. Prepara questi dati, così la compilazione richiede pochi minuti:
| Sezione | Dati da tenere a portata di mano |
|---|---|
| Datore di lavoro | Codice fiscale e dati dell'azienda |
| Lavoratore | Codice fiscale, nome e cognome |
| Rapporto di lavoro | Tipo di contratto e data di inizio del rapporto |
| Accordo di lavoro agile | Data di sottoscrizione, durata (a termine o a tempo indeterminato), data di inizio e, se prevista, di fine del periodo agile |
| Dati assicurativi | Posizione assicurativa territoriale (PAT) INAIL e voce di tariffa |
Passo passo sul portale
- Accedi al portale. Vai su servizi.lavoro.gov.it ed entra con SPID o CIE.
- Apri il servizio del lavoro agile. Tra i servizi disponibili scegli quello dedicato alle comunicazioni di lavoro agile.
- Scegli il tipo di comunicazione. Nuovo periodo, modifica, recesso oppure annullamento di una comunicazione sbagliata.
- Compila le sezioni. Datore, lavoratore, rapporto di lavoro, accordo e dati INAIL, con i dati preparati prima.
- Invia e salva la ricevuta. Conservala insieme all'accordo firmato: è la prova che hai rispettato il termine.
Se devi comunicare molti lavoratori insieme, il Ministero mette a disposizione l'invio massivo con un file Excel (attivo dal 15 dicembre 2022) e, per volumi elevati, un servizio tramite API REST da richiedere con un modulo online.
Casi particolari
| Situazione | Cosa fare | Entro quando |
|---|---|---|
| Nuovo accordo | Comunicazione di inizio del periodo agile | 5 giorni dall'avvio |
| Proroga di un accordo a termine | Comunicazione di modifica della durata | 5 giorni dalla modifica |
| Recesso o fine anticipata | Comunicazione di cessazione | 5 giorni dalla cessazione |
| Nuovo assunto che parte già in smart working | Prima la comunicazione di assunzione, poi quella di lavoro agile | 5 giorni dall'avvio del periodo agile |
| Errore nei dati | Annullamento e nuova comunicazione corretta | Appena te ne accorgi |
| Molti lavoratori insieme | Invio massivo con file Excel | Stessi termini |
Cambiare i giorni della settimana in cui una persona lavora da casa, senza toccare durata e date dell'accordo, di norma non richiede una nuova comunicazione: in caso di dubbio controlla le indicazioni del Ministero o chiedi a chi segue le tue paghe.
Termini e sanzioni
Se la comunicazione manca o arriva in ritardo, l'art. 23 della L. 81/2017 rinvia alla sanzione dell'art. 19 c. 3 del D.Lgs. 276/2003: una sanzione amministrativa da 100 a 500 € per ogni lavoratore interessato.
Conservare la documentazione
Il datore di lavoro conserva l'accordo individuale per 5 anni dalla sottoscrizione, insieme alla ricevuta della comunicazione. Tieni nello stesso fascicolo anche la ricevuta di consegna dell'informativa sulla sicurezza: dal 7 aprile 2026 la mancata consegna è punita penalmente, come spieghiamo nella guida all'informativa sicurezza nello smart working.
Se l'accordo non è ancora pronto, parti dalla guida all'accordo di smart working. Con il pacchetto Tutto in regola ricevi il kit documentale e il promemoria delle scadenze; l'invio delle comunicazioni lo fa il consulente del lavoro, con un compenso concordato a parte.
Domande frequenti
Entro quando va fatta la comunicazione?
Entro 5 giorni dall'inizio del periodo di lavoro agile. Lo stesso termine vale per le modifiche della durata e per la cessazione anticipata.
Quanto si rischia se non la faccio?
Una sanzione amministrativa da 100 a 500 € per ogni lavoratore interessato (art. 19 c. 3 del D.Lgs. 276/2003, richiamato dall'art. 23 della L. 81/2017).
Serve inviare l'accordo firmato?
No. Dal 1° settembre 2022 si comunicano solo i dati; l'accordo resta al datore di lavoro, che lo conserva per 5 anni dalla sottoscrizione.
Posso farla con lo SPID personale del titolare?
Sì, l'accesso al portale Servizi Lavoro avviene con SPID o CIE. In alternativa può provvedere un soggetto abilitato che segue gli adempimenti dell'azienda.
Se cambio solo i giorni da casa devo rifare la comunicazione?
Di norma si comunicano inizio, modifica della durata e cessazione del periodo agile, non il calendario settimanale. In caso di dubbio verifica le indicazioni del Ministero del Lavoro.
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Guarda i pacchettiFonti: L. 81/2017, art. 23 (Normattiva) · L. 13 dicembre 2024 n. 203, art. 14 (Normattiva) · D.Lgs. 276/2003, art. 19 (Normattiva) · Ministero del Lavoro, lavoro agile · Portale Servizi Lavoro