Per rispondere al numero dell'ufficio da casa serve un centralino in cloud: l'interno diventa un'app sul cellulare o sul PC e il cliente continua a chiamare il numero di sempre. Il lavoro vero è organizzativo: decidere chi risponde, in quali orari e cosa succede quando nessuno è libero.
- Con un centralino in cloud l'interno segue la persona: app, PC o telefono IP a casa.
- La deviazione semplice sul cellulare va bene per un'emergenza, non per lavorare in più persone.
- Metti per iscritto le regole: chi risponde, in che ordine, in quali orari, chi richiama.
- Il cliente chiama sempre il numero aziendale: il cellulare personale resta personale.
- Gli orari di squillo vanno allineati alle regole di disconnessione dell'accordo.
Come funziona, in due righe
Con un centralino tradizionale il numero dell'ufficio arriva su una centralina in sede e da lì ai telefoni sulle scrivanie: se la scrivania è vuota, il telefono squilla a vuoto. Con un centralino in cloud il numero arriva a un server raggiungibile via internet, e gli interni sono account che possono vivere su un telefono da tavolo, su un'app nel cellulare o nel browser del PC. L'interno segue la persona, non la scrivania.
Per chi chiama non cambia nulla: compone il numero di sempre, sente lo stesso messaggio di benvenuto, viene passato al collega giusto. Chi risponde può essere in sede, a casa o in viaggio.
I modi per rispondere da casa
| Soluzione | Come funziona | Pro | Limiti |
|---|---|---|---|
| App sul cellulare | Il cellulare diventa un interno del centralino | Si risponde ovunque, anche fuori casa; trasferimenti come in ufficio | Serve una buona connessione dati o Wi-Fi; va gestito l'orario di squillo |
| Browser o app sul PC | L'interno si usa dal computer, con una cuffia | Comodo per chi passa la giornata al PC; mani libere | Se il PC è spento l'interno non squilla: serve una regola di riserva |
| Telefono IP a casa | Lo stesso tipo di telefono da tavolo dell'ufficio, collegato al router di casa | Per chi telefona molte ore al giorno: tasti fisici, audio stabile | Un apparecchio in più da spedire e configurare |
| Deviazione semplice sul cellulare | L'operatore o il vecchio centralino inoltra le chiamate a un numero mobile | Si attiva in pochi minuti | Una persona alla volta, niente trasferimenti tra colleghi, di solito un costo di traffico per ogni chiamata inoltrata; per richiamare si usa il proprio numero |
La deviazione semplice è una toppa per l'emergenza, non un modo di organizzare il lavoro. Quando le persone a casa sono più di una, o quando i clienti devono poter essere passati da un collega all'altro, serve un vero interno.
Organizzare le risposte: gruppi, turni e orari
Il punto debole dello smart working al telefono di rado è la tecnologia: è non sapere chi deve rispondere. Prima di attivare gli interni da casa conviene mettere per iscritto poche regole.
- Chi risponde al numero principale. Un gruppo di risposta con le persone di turno quel giorno, in sede o a casa. Se uno è occupato, squilla il collega successivo.
- In che ordine. Tutti insieme (risponde il primo libero) oppure a cascata (prima la segreteria, poi gli altri). In uno studio piccolo di solito funziona la cascata.
- In quali orari. Il gruppo squilla nell'orario di servizio. Fuori orario parte un messaggio e, se serve, la segreteria.
- Cosa succede se nessuno risponde. Messaggio in segreteria con copia via email a chi deve richiamare, e un nome responsabile della richiamata.
- Chi cambia le regole. Ferie, chiusure, orario estivo: una persona in azienda deve poterle cambiare senza chiamare il tecnico.
Il numero personale resta personale
La scorciatoia più comune negli uffici che lavorano da remoto senza strumenti: per non perdere i clienti, i colleghi danno il proprio cellulare. Dopo qualche mese il cliente chiama la persona anche la domenica, e quando la persona cambia lavoro il contatto se ne va con lei.
Con un interno sull'app il cliente continua a chiamare il numero dell'azienda e le chiamate passano dal centralino: si possono trasferire, mettere in attesa, ritrovare nello storico. Il numero personale non entra nel giro.
Orari di squillo e diritto alla disconnessione
La legge sul lavoro agile chiede che l'accordo individuale indichi i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e organizzative per assicurare la disconnessione dagli strumenti di lavoro (L. 81/2017, art. 19). Il telefono è lo strumento in cui questa regola si vede di più.
- Gli orari del gruppo di risposta coincidono con quelli dell'accordo: fuori fascia l'interno a casa non squilla.
- Le chiamate fuori orario vanno in segreteria, non sul cellulare della persona.
- Se servono reperibilità o urgenze, vanno scritte: chi, in quali giorni, con quale canale.
Esempi di fasce e clausole sono nella guida al diritto alla disconnessione; l'accordo nel suo insieme è spiegato nella guida all'accordo di smart working.
Cosa serve a casa
- Una connessione stabile. Una chiamata usa poca banda (meno di 100 kbps per direzione con i codec più comuni): conta di più che la linea non abbia interruzioni. Se la connessione di casa cade, l'app sul cellulare può passare alla rete mobile.
- Una cuffia. Con cuffia e microfono niente eco e meno rumori di casa: per chi telefona molto fa la differenza.
- Un posto tranquillo. Il cliente non deve sentire la lavatrice o il cane. Sembra banale, ma è la prima cosa che i clienti notano.
Lo strumento: UNICOVOIP nel pacchetto Comunicare
In tutti i pacchetti di smart-working.me c'è un centralino UNICOVOIP dedicato all'azienda, su un server riservato, con l'interno sul cellulare e sul PC e la portabilità del numero inclusa. Il pacchetto Comunicare costa 15 € per utente al mese (minimo 3 utenti, attivazione 190 € una tantum), IVA esclusa: il dettaglio è nella pagina prezzi. Traffico telefonico in uscita, canone dei numeri e telefoni sono esclusi.
Durante la prova di 30 giorni su un reparto il numero dell'azienda non si tocca: si usa un numero temporaneo, così si verifica come arrivano le chiamate a casa senza rischi.
Domande frequenti
Il cliente si accorge che rispondo da casa?
No. Chiama il numero dell'azienda, sente lo stesso benvenuto e può essere trasferito ai colleghi come in ufficio. L'unica cosa che può tradire è il rumore di fondo: una cuffia e un posto tranquillo risolvono.
Devo dare il mio cellulare personale ai clienti?
No. Con un interno sull'app i clienti chiamano il numero dell'azienda e le chiamate passano dal centralino. Il numero personale resta fuori dal lavoro.
Fuori orario il telefono squilla?
Non deve. Gli orari del gruppo di risposta si impostano sul centralino in linea con l'accordo di smart working; fuori fascia partono il messaggio e la segreteria.
Basta deviare il fisso sul cellulare?
Per un'emergenza sì, ma la deviazione semplice porta le chiamate a una sola persona, non permette i trasferimenti tra colleghi e di solito ogni chiamata inoltrata ha un costo di traffico. Per lavorare da casa in più persone serve un interno vero.
E se a casa salta internet?
L'app sul cellulare può usare la rete mobile, e le chiamate senza risposta finiscono in segreteria con copia via email.
Prova il centralino da casa per 30 giorni
Un reparto, fino a 5 persone, con un numero temporaneo: senti come arrivano le chiamate a casa prima di decidere.
Prenota il check-up gratuitoFonti: L. 22 maggio 2017 n. 81, art. 19 (Normattiva) · UNICOVOIP, il centralino · Listino smart-working.me