In uno studio professionale il lavoro da remoto non si blocca sul computer, ma su tre cose: la posta e le pratiche, che devono essere visibili a tutti; il telefono dello studio, che deve squillare anche a casa; la riservatezza dei documenti dei clienti. Risolte queste, lo smart working dei dipendenti dello studio segue le stesse regole di qualsiasi azienda.
- Posta ordinaria, email e PEC devono finire in pratiche condivise, non in caselle personali.
- Il numero dello studio squilla anche a casa con un centralino in cloud.
- Riunioni con i clienti su link fissi, senza obbligo di account per il cliente.
- Riservatezza: niente documenti su PC personali, stampa a casa limitata, schermo bloccato.
- Le regole del lavoro agile (L. 81/2017) valgono per i dipendenti; praticanti e collaboratori hanno regole proprie.
Una giornata tipo da remoto
Uno studio di sette persone, due a casa il martedì e il giovedì. Ecco come può andare una giornata.
| Ora | Cosa succede | Cosa serve |
|---|---|---|
| 8:30 | La collaboratrice a casa registra l'inizio della giornata e apre le pratiche assegnate | Presenze da remoto, pratiche condivise |
| 9:15 | Arriva una PEC dell'Agenzia delle Entrate per un cliente: diventa una pratica con scadenza e responsabile | Posta che si trasforma in pratiche |
| 10:00 | Un cliente chiama il numero dello studio: risponde la segreteria in sede e trasferisce alla collega a casa | Centralino in cloud |
| 11:30 | Videochiamata con un cliente per la firma di un incarico: il cliente entra da un link, senza account | Stanza video fissa dello studio |
| 15:00 | Il titolare controlla lo stato delle pratiche in scadenza, chi le ha e a che punto sono | Una vista unica sulle pratiche |
| 17:30 | Fine giornata: il telefono smette di squillare a casa e parte la segreteria | Orari del centralino allineati alla disconnessione |
Posta e pratiche: il vero collo di bottiglia
In molti studi la posta vive nella casella di chi l'ha ricevuta: se quella persona è a casa o in ferie, la pratica si ferma. Da remoto il problema si moltiplica. La soluzione è organizzativa prima che tecnica: ogni comunicazione rilevante (email, PEC, posta cartacea scansionata) diventa una pratica con cliente, responsabile e scadenza, visibile a chi deve vederla.
TMR1 fa questo lavoro: raccoglie la posta operativa in un unico flusso, con un clic trasforma ogni email in una pratica con cliente, priorità e scadenza, la assegna alla persona giusta e misura il tempo di lavoro per cliente e tipo di pratica; l'archivio delle email è firmato con impronta SHA-256. La descrizione completa è nella pagina di TMR1. Nel pacchetto Coordinare di smart-working.me c'è l'integrazione di email e PEC tramite TMR1.
Il telefono dello studio a casa
Il cliente deve continuare a chiamare il numero dello studio, non il cellulare del collaboratore. Con un centralino in cloud l'interno diventa un'app sul telefono o sul PC: la segretaria risponde da casa come in sede, trasferisce, mette in attesa, e fuori orario parte la segreteria. Come organizzare gruppi e orari è spiegato nella guida lavorare da casa con il numero dell'ufficio; il centralino incluso nei pacchetti è UNICOVOIP.
Riunioni con i clienti
Per un cliente anziano o poco abituato alla tecnologia, l'ostacolo è creare un account o installare un'app. Una stanza video dello studio con link fisso, aperta dal browser, toglie l'ostacolo. In smart-working.me le videoconferenze si fanno su stanze con il nome dell'azienda, con tecnologia Jitsi su server in Italia; i dettagli sono nella guida alle videoconferenze aziendali. Due regole pratiche: una stanza per i clienti separata da quella interna, e niente documenti di altri clienti condivisi sullo schermo per errore.
Riservatezza e segreto professionale da remoto
Il segreto professionale non cambia con il luogo di lavoro: la rivelazione di un segreto appreso per ragione della propria professione è punita dall'art. 622 del codice penale, e il GDPR chiede misure adeguate a proteggere i dati dei clienti. A casa i rischi sono concreti e quotidiani:
| Rischio | Regola |
|---|---|
| Documenti scaricati sul PC di casa | Si lavora nei sistemi dello studio; niente copie locali o chiavette |
| Stampe dimenticate | Stampa a casa solo se indispensabile; distruzione con trita-documenti o riconsegna allo studio |
| Familiari che vedono lo schermo o sentono le telefonate | Postazione appartata, cuffie, schermo bloccato quando ci si allontana |
| PC condiviso con la famiglia | Account separato o, meglio, PC dello studio |
| Password annotate o riutilizzate | Password manager e autenticazione a più fattori |
I controlli tecnici sono nella guida alla sicurezza informatica nello smart working; per gli studi legali Helpwebnet ha una pagina dedicata alla sicurezza informatica degli studi legali.
Dipendenti, praticanti e collaboratori
Il lavoro agile della L. 81/2017 è una modalità del rapporto di lavoro subordinato: riguarda i dipendenti dello studio (segreteria, impiegati, professionisti assunti), con accordo individuale, comunicazione al Ministero e informativa sulla sicurezza. Praticanti e collaboratori non dipendenti seguono le regole del loro rapporto: il tirocinio professionale ha le norme del proprio ordinamento, la collaborazione quelle del contratto. Le regole di riservatezza e di sicurezza dei dati, invece, valgono per tutti quelli che toccano le pratiche dello studio.
Per gli adempimenti dei dipendenti parti dall'accordo di smart working; se vuoi un piano complessivo, c'è la guida su come introdurre lo smart working in una piccola impresa.
Quale pacchetto per uno studio
| Esigenza dello studio | Pacchetto |
|---|---|
| Telefono dello studio a casa e riunioni con i clienti | Comunicare – 15 € utente/mese |
| In più: presenze da remoto, email e PEC in pratiche con TMR1, accesso VPN | Coordinare – 27 € utente/mese |
| In più: sicurezza dei PC con Cochise, kit documentale per lo smart working, formazione annuale | Tutto in regola – 42 € utente/mese |
Prezzi IVA esclusa. Minimi di utenti, attivazione, durata e dettaglio del contenuto sono nella pagina prezzi.
Preferisci parlarne a voce? Chiamaci allo 081 1818 7885 o scrivi a smartworking@helpwebnet.com.
Domande frequenti
Il praticante può lavorare in smart working?
Dipende dal rapporto. Le regole del lavoro agile della L. 81/2017 valgono per i dipendenti; per il tirocinio professionale e per i collaboratori si seguono le regole del loro rapporto. Riservatezza e sicurezza dei dati valgono per tutti.
Come gestisco la posta cartacea se metà dello studio è a casa?
Scansionandola all'arrivo e trasformando ogni comunicazione rilevante in una pratica condivisa, con cliente, responsabile e scadenza, invece di lasciarla nella casella di chi l'ha ricevuta.
La segretaria può rispondere al numero dello studio da casa?
Sì, con un centralino in cloud l'interno diventa un'app sul telefono o sul PC: risponde, trasferisce e mette in attesa come in sede, e il cliente chiama sempre il numero dello studio.
Il cliente deve creare un account per le videochiamate?
No, con una stanza video dello studio su link fisso il cliente entra dal browser senza account.
Il segreto professionale vale anche lavorando da casa?
Sì, non cambia con il luogo di lavoro. Servono regole pratiche: niente copie dei documenti sul PC di casa, stampa limitata, postazione appartata, schermo bloccato.
Check-up gratuito per studi
In 45 minuti capiamo cosa portare da remoto nel tuo studio e ti lasciamo un report scritto.
Prenota il check-up gratuitoFonti: L. 81/2017, artt. 18-23 (Normattiva) · Codice penale, art. 622 (Normattiva) · TMR1, scheda prodotto · Listino smart-working.me